Liberar espacio de SharePoint Online con SharePoint Storage Claimer
Libere espacio de almacenamiento en SharePoint recortando las versiones que no necesita de sus archivos de forma masiva y controlada.
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SharePoint Storage Claimer es una herramienta que le permite a las empresas que trabajan masivamente con SharePoint optimizar el uso del almacenamiento asignado por Microsoft según sus suscripciones.
Recupere espacio para el almacenamiento de archivos antes de pasar un modelo de pago por almacenamiento extra con nuestra herramienta y servicio.
SharePoint Online es una herramienta que hace parte de Microsoft 365, es usada frecuentemente por las organizaciones para almacenar, compartir y mantener los archivos de sus procesos, proyectos y operaciones de forma digital, ordenada y en algunos casos conectada con aplicaciones y procesos automatizados que agilizan sus actividades diarias.
¿Cómo funciona el almacenamiento en SharePoint Online?
La cantidad de almacenamiento de Microsoft SharePoint para su organización se basa en el número de licencias que tiene.
Su organización tiene una asignación total de almacenamiento de 1 TB (1024GB) + 10 GB por licencia del plan elegible comprado, además de los complementos de Almacenamiento de archivos adicionales de Microsoft 365 que compre. Para obtener más información, vea Límites de SharePoint.
Al alcanzar el límite de almacenamiento las empresas no podrán sincronizar nuevos archivos, es posible que no se permita la edición o incluso la apertura de archivos almacenados en SharePoint.
Sugerencias de Microsoft para conseguir más espacio de almacenamiento en SharePoint Online
Microsoft sugiere para solucionar problemas de almacenamiento por capacidad en SharePoint:
- Eliminar sitios y archivos que no necesite.
- Archivar los contenidos que no se usan frecuentemente y deben ser retenidos (Desde USD 0,05GB por mes por sitio completo usando Archivo de Microsoft 365.
- Comprar almacenamiento adicional para SharePoint (USD 0,25 mensual por cada GB aproximadamente).
SharePoint Storage Claimer
Más allá de eliminar sitios y archivos que no necesite, nuestra herramienta de recuperación de espacio de almacenamiento de SharePoint Online permite atender de una forma ordenada y rápida la necesidad de liberar espacio en un tenant de SharePoint de 5 formas diferentes.
- Permite identificar los archivos que no han sido modificados en un largo tiempo, con esta información el administrador podrá definir si desea eliminar el contenido o desea pasarlo a un archivo frio (Archivo de Microsoft 365).
- Permite identificar los archivos más pesados que se encuentran almacenados en el tenant de SharePoint permitiendo decidir si se conservan en la librería, se archivan o se eliminan.
- Permite establecer de una forma simple un límite de versiones por debajo de las 100 para cada librería existente, incluso, definiendo diferentes versiones a conservar entre diferentes librerías.
- Permite eliminar las versiones de los archivos que se encuentren por fuera de los límites establecidos en el punto anterior (colas), conservando siempre la versión actual y máximo la cantidad de versiones que se establecieron para la librería que contiene el archivo.
- El administrador podrá decidir si quiere eliminar definitivamente las versiones o desea dejarlas en la papelera de reciclaje para su ciclo de eliminación normal.
Establezca un límite de versiones en librerías o sitios de SharePoint inferior a 100
Por defecto, una biblioteca de documentos tiene establecido un límite de 500 versiones anteriores por archivo. Estas versiones ocupan espacio considerable en el almacenamiento de SharePoint.
La interfaz de SharePoint Online solo permite establecer un mínimo de 100 versiones por cada archivo que se almacene en las bibliotecas de documentos de SharePoint, esto hace que el uso de almacenamiento de SharePoint se dispare guardando muchas versiones que no son necesarias en todos los casos.
SharePoint Storage Claimer te permite establecer de una forma fácil y rápida un límite de versiones por debajo de esos 100, incluso, determinar una cantidad de versiones a conservar diferente para cada biblioteca de documentos.
Recorte las versiones que no necesite y recupere espacio
Una vez establecido un número de versiones máximo por biblioteca de documentos podrá usar SharePoint Storage Claimer para eliminar las versiones más antiguas de los archivos existentes.
El sistema siempre conservará las versiones más recientes hasta el número de versiones que se establezca en la librería.
Esta acción liberará espacio en su SharePoint.
Cálcule cuanto puede recuperar antes de ejecutar
Puede ejecutar un diagnóstico inicial para determinar cuanto espacio puede recuperar antes de ejecutar el recorte de versiones.
Esto le permitirá tomar decisiones y determinar en que bibliotecas puede obtener más beneficio estableciendo la cantidad de versiones adecuada y ejecutando el recorte de versiones.
¿Más Información?
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La asesoria inicial no tiene ningún costo. No se crea un compromiso de compra al solicitar la cita.