Así que estás considerando adquirir Microsoft 365 Empresa Básico o Google Workspace Starter. En los siguientes puntos espero brindar claridad entre las diferencias más relevantes a nivel técnico y operativo. Toma la mejor decisión sustentada en conocimiento.
Tabla de contenidos
Aspectos a considerar al momento de decidir entre Microsoft 365 Empresa Básico y Google Workspace Starter
Microsoft 365 y Google Workspace no deben ser consideradas únicamente como una solución para el correo electrónico corporativo o una solución para licenciar las aplicaciones de Microsoft Office. Ambas han sido diseñadas como plataformas de colaboración.
Definir la plataforma que va a facilitar las tareas del día a día a todo el personal operativo, con las herramientas correctas pero sobre todo de una manera segura es la decisión más importante a tomar acá.
Mirar más allá del costo en dinero.
Cuando de MiPymes se trata es común que las decisiones tecnológicas sean tomadas basadas esencialmente por el costo económico de la solución y en pocas ocasiones se consideran los beneficios técnicos o las dificultades que pueden presentarse.
Al hacer esta consideración, les invitamos a agregar en la lista de revisiones los siguientes ítems:
- Capacidad técnica. Tales como tamaño de almacenamiento de correo y de archivos en la nube, protocolos de correo compatibles, compatibilidad con otro software (facturación electrónica, notificaciones de procesos, etc.) o dispositivos.
- Movilidad. capacidad de interactuar o acceder a los servicios e información desde diferentes dispositivos o a través de diferentes herramientas.
- Escalabilidad. Facilidades de licenciamiento, escalamiento y ajuste según los requerimientos de la empresa. Que permita el uso adecuado y ajustado de productos para no pagar de más.
- Soluciones integradas. Cómo dije antes, estas plataformas no son solo correo electrónico. Considere la capacidad de crear documentos, editar en línea, compartir cargas de trabajo entre compañeros, coautoría simultanea de documentos, asignación y seguimiento de tareas, gestión de micro proyectos o proyectos, repositorio de archivos de forma segura, etc.
Entremos en materia con esta información que te ayudará a decidir cual es la mejor opción para tu empresa, Microsoft 365 Empresa Básico o Google Workspace Starter.
¿Por qué estamos comparando estos planes de Microsoft 365 y Google Workspace y no otros?
Elegimos comparar las ediciones Google Workspace starter y Microsoft 365 Empresa Básico por las siguientes razones:
- Son equivalentes en el precio de entrada. Al momento de escribir este artículo ambos productos estaban en un precio de USD 6 mensual (USD 72 anual) con un compromiso de 12 meses.
- Son los servicios más básicos en incluir servicio de correo electrónico y herramientas de colaboración a través de aplicaciones desde el navegador de internet en ambas plataformas.
- Estos son los productos que típicamente son elegidos por las MiPymes cuando empiezan a pensar en una plataforma de correo electrónico corporativo segura, ya sea por que vienen de servicios de hosting (webmail, cPanel, horde, etc) o por que quieren iniciar con una plataforma que les permita crecer y colaborar activamente dentro del equipo de trabajo.
Seguridad, Identidad, acceso y protección de datos de Microsoft 365 vs Google Workspace
La seguridad es sin duda el primer aspecto a tener en cuenta al momento de decidir sobre una plataforma de colaboración.
A este nivel la evaluación no se hace en productos específicos (Empresa Básico vs Starter) si no a nivel de plataforma. Las plataformas son las que facilitan la estrategia de seguridad y las herramientas que están al alcance de los usuarios.
Proteger la información y las comunicaciones en el entorno actual debe ir más allá de un usuario y una contraseña.
En ambos casos podemos encontrar sistemas alternos de autenticación que permiten configurar un segundo factor de validación de identidad.
La contraseña sigue siendo el primer factor, pero para efectos de autenticación se recomienda a todos los usuarios la implementación de un segundo factor, un generador de códigos seguros, recepción de mensajes de texto con códigos o códigos enviados a correos electrónicos alternos, entre otros.
La identidad de los usuarios que interactúan con la información permite saber quien hace qué en cada espacio de trabajo y con quién se está interactuando.
Es altamente recomendable que las cuentas de correo electrónico o cuentas usadas para acceder a aplicaciones no sean compartidas entre diferentes usuarios. Al compartir un acceso entre diferentes usuarios se permite a esas personas a acceder a las aplicaciones, los archivos compartidos, las propiedades y permisos que le han sido concedidas a la cuenta compartida, con la dificultad de identificar cual persona cambia, elimina, accede o asigna permisos a otros ya que a nivel digital solo la cuenta compartida queda en el registro pero la persona detrás de ella queda sin identificar.
Microsoft 365 permite crear usuarios sin licencia asignada. Estos usuarios pueden ser utilizados para acceder a otras aplicaciones, para autenticarse en computadores, para delegarles funciones administrativas o para pertenecer a grupos de trabajo que tienen acceso a recursos dentro o fuera de Microsoft.
Por el lado de Google Workspace los usuarios deben contar con al menos una licencia asignada para poder ser creados.
Aspectos técnicos de Microsoft 365 Empresa Básico Versus Google Workspace Starter
Capacidad de almacenamiento de correo electrónico
Microsoft 365 Empresa Básico ofrece un buzón principal de correo electrónico con capacidad de 50GB, esta capacidad es exclusiva para correo electrónico.
Microsoft 365 Empresa Básico cuenta además con un buzón de archivo de correo electrónico con capacidad de 50GB, es decir que puedes mover correos electrónicos antiguos, o que ya fueron atendidos a este buzón de archivo y consultarlos o buscarlos en cualquier momento desde la herramienta de búsqueda
Haciendo la sumatoria entre el buzón principal y la capacidad del buzón de archivo la capacidad total para el correo electrónico en esta licencia es realmente de 100GB.
Google Workspace ofrece almacenamiento flexible por usuario que se comparte entre toda la organización, cada licencia de Google Workspace Starter suma 30GB de almacenamiento a la organización.
Sin embargo, hay que agregar que el almacenamiento en general es compartido entre Gmail (correo electrónico) y Google Drive (almacenamiento en la nube).
A diferencia de Microsoft 365 Empresa Básico, Google Workspace no cuenta con la capacidad de archivo para correo electrónico en su plan starter.*
* Google tiene una licencia especial para archivar los correos de empleados retirados (Licencia de usuario archivado). Esta característica debe pagarse como adicional y es diferente al archivo que ofrece Microsoft 365 para cada usuario activo.
Almacenamiento de archivos en la nube
El servicio de almacenamiento de archivos en la nube en Microsoft 365 Empresa Básico es OneDrive y tiene una capacidad de 1TB para cada usuario.
Este almacenamiento que está pensado para ser la memoria USB en la nube de cada persona permite compartir carpetas o archivos con niveles de acceso y restricciones de tiempo de vida para el vínculo, contraseña para acceder al vínculo (no a un archivo) o limitación de acceso solo a cuentas específicas y nombradas, lo que además, suma en seguridad.
OneDrive está pensado para el uso individual, adicional a esta capacidad por usuario Microsoft agrega un almacenamiento a nivel de organización, este almacenamiento hace parte de SharePoint.
SharePoint Online, es una poderosa herramienta que permite crear sitios de trabajo. Aquí puede organizar la información de cada una de las áreas productivas de la empresa en espacios denominados sitios (Contabilidad, Administración, Ventas, etc.).
La capacidad inicial de SharePoint online es de 1TB para toda la organización. Pero, por cada usuario licenciado en su empresa, Microsoft agregará 10GB más a la capacidad de SharePoint, es decir que si tiene 10 licencias de Microsoft 365 Empresa Básico, tendrá una capacidad total de 1.1TB en SharePoint.
Cada sitio de SharePoint puede conectarse con un equipo de Teams (no es obligatorio), para facilitar las comunicaciones y la colaboración entre personas que hagan parte del mismo equipo sin importar donde estén.
Los sitios pueden contener una o 7, con permisos, reglas de acceso o de compartido independientes con permisos que pueden estar asignados a nivel de la biblioteca, carpeta interna o archivos (granularidad).
SharePoint además, puede usarse como intranet, un punto de encuentro digital donde las noticias, información importante, formularios o aplicaciones relevantes para toda la empresa pueden ser publicadas (Servicio de Administración de Contenido o CMS).
La funcionalidad de listas en SharePoint permite crear repositorios de datos de filas y columnas que cuentan con personalización de tipo de información por columna y control de cambios a nivel de fila. Reemplace las tablas básicas de Excel por listas y úselas como base de información para poderosos tableros de Power BI o como repositorio y punto de partida para automatizaciones.
SharePoint además, permite la publicación de aplicaciones (PowerApps), gráficos, datos, archivos en pantalla y muchas cosas más de una forma rápida y versátil, cuenta con librerías de desarrollo potentes, que se actualizan cada día más para integrar en las soluciones lo último en tecnología (por estos días, copilot).
Por su lado, Google Workspace…
El servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Google Workspace Starter, Google Drive, comparte las 30GB que cada usuario suma a la organización con el servicio de correo electrónico Gmail.
A nivel de seguridad, permite compartir con usuarios nombrados o a cualquiera que posea el vínculo limitando el nivel de acceso (lector o editor). Carece de las restricciones de seguridad como vínculo con contraseña o caducidad de vínculo para limitar el acceso a la información.
Los archivos de Google, como documentos y hojas de cálculo cuentan con servicios y formulas avanzadas, que pueden estar desarrolladas o no por Google. Aunque algunas de estas funcionalidades vienen integradas con la aplicación base la gran mayoría son desarrolladas por industrias de software que para permitir su uso solicitarán un pago adicional o el acceso a datos (archivos, permisos, usuarios, direcciones de email), lo que puede convertirse en un problema de seguridad en muchos escenarios.
Google Workspace tiene un servicio de carpetas compartidas para grupos de trabajo, sin embargo este servicio solo está disponible para cuentas Estándar o superiores que gozan de almacenamiento de 2TB o más por cada usuario agregado a la organización.
Comunicaciones y colaboración
Microsoft 365 Empresa Básico incluye el servicio de Microsoft Teams (trabajo o escuela) el servicio de chat, llamadas y video llamadas de Microsoft, pero que además permite grabar las reuniones, integrar el sistema de transcripción automática, agregar otras aplicaciones de office en la interfaz de colaboración (chat, llamadas, videollamadas) como tareas, proyectos básicos, documentos compartidos, etc.
Microsoft Teams se integra con SharePoint para almacenar los archivos de un grupo de trabajo interno (Team) y además permite integrar flujos automatizados de Power Automate y aplicaciones de Power Apps para resolver requerimientos básicos, ejecutar actividades con el clic de un botón o cuando se cumpla una condición, agregar un registro a una lista o un archivo a una librería, por ejemplo.
Teams está disponible para usarse desde cualquier lugar, ya sea usando su interfaz web, aplicación de escritorio para computadoras mac o windows, o con la aplicación móvil para Android o Apple.
La licencia de Microsoft 365 Empresa Básica le permite al usuario iniciar reuniones de hasta 300 participantes, crear citas, crear vínculos a reuniones y compartir los enlaces por cualquier medio posible (correo, vínculo en un sitio web, WhatsApp, etc).
Google Workspace starter incluye Google Meet, este servicio de reuniones funciona a través del navegador web o desde el dispositivo móvil, permite reunirse hasta con 100 personas, no permite grabar las reuniones en la versión starter.
Las personas invitadas a reuniones o salas de Microsoft Teams o de Google Meet no necesitan tener una aplicación instalada en ningún dispositivo, pueden acceder desde cualquier navegador incluso de forma anónima (el organizador de la reunión debe permitirlo) ya que tienen compatibilidad 100% web.
En ambos casos, se pueden compartir pantalla o archivos en la reunión incluso se puede mantener una conversación mientras se edita colaborativamente un archivo.
Aplicaciones para creación o edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones
Crear y editar documentos hace parte del día a día de todas las empresas. La pregunta real es, ¿qué suite de oficina es más cómoda para mis empleados o usuarios?
Microsoft 365 Empresa Básico integra Word, Excel y PowerPoint desde el navegador web y dispositivos móviles para la creación y edición de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
Las aplicaciones web de Microsoft Office, aunque cuentan con opciones reducidas por los limitantes en uso de memoria RAM y almacenamiento del navegador web, potencian el trabajo de los colaboradores al contar con una cara conocida de las aplicaciones ya que conservan casi la misma presentación y funciones que las aplicaciones de escritorio de las aplicaciones tradicionales de Microsoft Office.
La gran mayoría de los usuarios podrán trabajar de una forma natural y práctica a través de estas aplicaciones sin requerir de largas horas de capacitación o estrategias de abordaje.
Las aplicaciones de Word, Excel y PowerPoint en la nube (desde el navegador) están conectadas con OneDrive, Teams y SharePoint y permiten entre otras la edición colaborativa y en simultanea de varios usuarios, incluso con otros usuarios editando el mismo archivo desde aplicaciones de escritorio.
Dentro de las funciones de colaboración se destacan: revisión de documentos que permite la corrección, cambio y aceptación de cambios, notas para dejar información relevante a otras personas que editen el documento, comentarios para pedir a otros usuarios que hagan un cambio, una explicación o facilitar el desarrollo del documento, y menciones para llamar la atención de usuarios específicos algo puntual de cada documento o tarea.
Un punto importante es la integración de estas aplicaciones con SharePoint, Teams y el mas reciente gestor de proyectos y tareas Loop. Lo que practicamente permite interactuar, editar, crear y construir cualquier tipo de documento desde cualquiera de esos espacios de trabajo de forma transparente para todos los usuarios.
Por su parte, las aplicaciones de Google Workspace se han esforzado en el tiempo para facilitar el trabajo en las tareas comunes de la oficina.
Sus interfaces son sencillas y limpias, lo que puede permitir que algunos usuarios interactuar con ellas.
Su foco siempre ha estado orientado a la colaboración destacando por la facilidad de dejar comentarios, notas o un chat que surge y se mantiene desde cada documento.
La familiaridad o facilidad de uso de estas herramientas dependerá al ADN de cada empresa, para aquellos que han sido nativos en su uso o que ya vienen trabajando con las herramientas de Google Workspace resultará más fácil de aceptar y trabajar, mientras que para aquellos que recién comienzan a trabajar en un ambiente de oficina o han tenido experiencia previa con la suite de Microsoft se les dificultará el abordaje y tomará más tiempo alcanzar niveles de productividad aceptables.
Las aplicaciones de Google cuentan con funciones especiales e integración con múltiples herramientas y entornos web que podrían facilitar algunas tareas, sin embargo, estos beneficios son usualmente aprovechados únicamente por usuarios avanzados, por lo que se recomienda hacer un abordaje o divulgación efectivo para que los usuarios generales puedan sacar provecho de esas herramientas.
Google Spaces permite el trabajo colaborativo alrededor de un proyecto, permite la creación de documentos y la conversación entre los integrantes del mismo dejando el «espacio» como un repositorio informativo para todos en el futuro.
Spaces, hace uso de los documentos creados con las herramientas de Google Workspace, integra los comentarios, menciones y conversaciones alrededor del desarrollo del proyecto.
Adicional a esto, las aplicaciones de creación de archivos de Google Workspace permiten el inicio de reuniones en Meet, donde se puede transmitir e invitar a otras personas a editar de forma colaborativa un documento.
Notas al margen:
- Hay casos donde la inclusión de aplicaciones no hace la diferencia. Existen algunos clientes que no necesitan usar aplicaciones para la creación o edición de documentos. Esto puede aplicar para toda la empresa o para algunos miembros (mensajeros, personal de call center, puntos de venta, etc.).
- Para esos usuarios nuestra recomendación por costos y gestión operativa es adquirir una solución que se especialice solo en correo electrónico y que brinde seguridad y gestión sobre esos buzones, por ejemplo Microsoft Exchange Online (Plan 1).
- Para aquellos usuarios que requieren trabajar sobre extensos documentos o hojas de cálculo con una carga de datos considerable o macros es recomendable que trabajen con la aplicación de escritorio, la cual hace parte de otro plan de Microsoft 365 (Microsoft 365 Empresa Estándar).
Microsoft 365 Empresa Básico reserva un poder extra...
Dentro de la suite de Microsoft 365 se integra otra suite que fortalece a las miles de compañías que usan esta plataforma. Power Platform es una solución rápida y práctica para que miles de usuarios simplifiquen el recaudo de información, la interacción con esa información, la automatización de tareas repetitivas, la presentación de informes, la conversación de bots de asistencia entre otras tareas.
Un resumen rápido de lo que puede hacer Power Platform por la empresa:
- Power Apps: Desarrollo de aplicaciones rápidas de poco código o cero código (arrastrar y soltar) basadas en listas de SharePoint, archivos de excel o bases de datos hospedadas en la nube (Azure).
- Power Automate: Automatización de tareas repetitivas que se desencadenan de forma manual o a partir de el cumplimiento de reglas o eventos específicos como la recepción de un correo, la carga de un archivo en una carpeta de la nube, la modificación de un registro o del dato en una columna en una lista de SharePoint, y muchas más.
- Power Pages: Cree sitios web empresariales seguros y con poco código que pueden interactuar con el público fuera de su organización.
- Power BI : Cree gráficos basados en datos que pueden dar contexto e información clave para la toma de decisiones. Al momento de escribir este artículo Power BI se está retirando de Power Platform para convertirse en Microsoft Fabric, sigue conservando un componente gratuito pero saldrá de está suite próximamente.
Muchas más aplicaciones enriquecen la licencia de Microsoft 365 Empresa Básico
Microsoft tiene una apuesta mucho más amplia en la productividad de las empresas, y para demostrarlo integra en su portafolio algunas aplicaciones que pueden ser utilizadas por sus clientes con esta cuenta básica.
- Bookings: Crea una página que permite a terceros agendar un espacio disponible en el calendario compartido. Esta herramienta facilita la interacción y la reserva de bloques en el calendario que aquellos que necesiten una cita con el usuario pueden tomar y asignar de manera autonoma.
- Copilot: Habilita en el motor de búsqueda Bing con Edge chat con inteligencia artificial que puede ayudar a resolver problemas cotidianos. El valor agregado acá es la confidencialidad, ya que las consultas realizadas a Copilot con la cuenta de Microsoft 365 no se usan para alimentar la IA a nivel global.
- Planner: Permite llevar un control de tareas y actividades personales o para un equipo de trabajo, con la asignación de tareas a compañeros, seguimiento por etapas de acción, documentos asociados, etc. Aumenta la utilidad y productividad integrándola con Teams y Loop.
- Project: Permite a los usuarios responder a tareas y actividades asignadas en Microsoft Project. (No permite la gestión de proyectos).
- Sway: Realice presentaciones de información en un formato que permite acceder desde cualquier dispositivo o lugar. Las presentaciones pueden construirse con elementos dinámicos, información en texto, imágenes, video, etc.
- Viva Engage: Habilita un entorno de red social para la empresa. En este espacio las personas pueden identificarse con las propuestas e ideas de los demás, compartir las suyas propias, fortalecer enlaces sociales a través de intereses comunes, compartir contenido de interés general, etc.
- Viva Learnig: Integra la capacidad de aprendizaje, experiencia y conocimiento a Microsoft Teams. Puede usar Teams para ampliar las capacidades del equipo de trabajo agregando bibliotecas de conocimiento y entornos de aprendizaje seleccionado y suministrado por la organización para todo su personal.
- Whiteboard: Es una aplicación que facilita la comunicación o explicación a través de una pizarra. Agregue pizarras a reuniones de Teams o úsela para explicar, diagramar o registrar notas de eventos o reuniones en el entorno 1.0.
Sobre la adopción de tecnología y cultura organizacional
Curva de aprendizaje corta
Esta familiaridad reduce enormemente la curva de adopción y aprendizaje ya que la fricción de los usuarios suele ser inferior una vez se enfrentan a la operación de las aplicaciones en escritorio o en web.
Algunas características que ayudan a esto son:
- Microsoft Office lleva años en el mercado de las empresas y negocios con sus aplicaciones de escritorio, las personas que han trabajado con alguna de sus aplicaciones suelen entender y operar de forma más rápida las versiones más recientes, incluyendo versiones en la nube (a través del navegador) de las aplicaciones de Office y Microsoft 365
- También, se ha preocupado por hacer que sus aplicaciones de escritorio y en la nube sean intuitivas, con facilidad de recordación y operación para cualquier usuario.
Capacidad de adaptación y diversificación para empresas pequeñas
A medida que las empresas crecen sus necesidades cambian, y al cambiar buscan que sus proveedores sean flexibles y puedan ajustarse a esos cambios.
En términos de licenciamiento para las MiPymes, Microsoft 365 se lleva el galardón en flexibilidad.
Si el cliente lo requiere las aplicaciones de Microsoft pueden ser licenciadas en modo mixto, incluso en clientes pequeños de 2 o 3 usuarios.
Esto quiere decir que en una misma organización, un usuario puede tener una licencia de Exchange Online (Plan 1), que le habilita solo el correo electrónico, otro usuario una licencia de Microsoft 365 Empresa Básico y otro usuario con Microsoft 365 Empresa Estándar que le permite instalar en su computadora las aplicaciones de office en versión de escritorio.
El modelo de licenciamiento de Google Workspace es más simple pero estricto con las Mipyme.
Si la empresa no cuenta con un numero mínimo de suscriptores licenciados (al menos 100), Google no permite que se use de manera mixta su modelo de licenciamiento.
Esto quiere decir que todos los usuarios deben estar adscritos en la misma licencia. Todos son Google Workspace Starter o todos son Google Workspace Standard si se requiere migrar.
Si cuentas con al menos 100 unidades licenciadas de starter puedes elevar un requerimiento a Google para verificar si te permiten el uso mixto, esto también puede requerir firmar un acuerdo de al menos 3 años con Google.
* Exige un mínimo de usuarios, comprar directamente a ellos o hacer acuerdos por varios años para permitir el uso mixto de licencias dentro de una empresa.
Esto es todo por el momento. Si deseas hacer alguna claridad sobre alguno de estos temas puedes escribirnos a [email protected].
Si estás interesado en recibir una oferta comercial para adquirir Microsoft 365 o Google Workspace en Colombia puedes comunicarte con nosotros a [email protected] o a través de nuestro formulario de contacto.
