Llevamos años inmersos en la era de las redes sociales, eso hace que muchas empresas enfaticen sobre las desventajas de usar correo electrónico en las empresas.
No hay forma de decir que el correo electrónico corporativo sea perfecto para el entorno corporativo. Es seguro que hay falencias y desventajas frente a otras herramientas, a continuación te mencionamos algunas de ellas.
Si te interesa conocer también sobre la forma de superar estas dificultades al final te comparto un enlace que te lleva a nuestras recomendaciones.
Tabla de contenidos
Sobrecarga de la información
En las empresas suele fluir una cantidad enorme de información a través del correo electrónico.
Un buzón sobrecargado se distingue por mantener muchos mensajes sin leer, lo que se traduce en gestiones sin resolver.
Un usuario con sobrecarga de correos tendrá que dedicar todo su día, todos los días, a responder correos, ¿es esa la función real para la cual fue contratado?
A esto se debe sumar la poca higiene digital de la gran mayoría de los usuarios que se inscriben en listas de correo electrónico interminables, promociones, aplicaciones, etc. y todo esto usando el correo electrónico corporativo, lo que entorpece la finalidad real del correo.
Malentendidos y comunicación pobre
Con un correo electrónico puede no ser suficiente para explicar una situación. Incluso, con las dificultades de redacción que sufren muchas personas, los correos electrónicos pueden generar más malentendidos que soluciones.
Una comunicación pobre y poco clara hará que los correos electrónicos aumenten intentando aclarar algo que con 2 líneas de texto inicial pudo ser explicito.
La falta de instrucción, estándares y de políticas de comunicación de la empresa hacen que esta debilidad y dificultad se hagan mayores y más evidentes en el día a día.
Disrupción en el tiempo de trabajo
Las constantes notificaciones de correos nuevos interrumpen la concentración y detienen el flujo de trabajo.
Si los correos electrónicos que llegan masivamente son ordenes de compra o notificaciones de compra en la pasarela de pago de tus clientes, pues eso no será nunca un problema, pero, el caso típico que vemos acá es una cantidad enorme de notificaciones de correos que no aportan a nada.
Si a esto le sumamos la «ansiedad» que puede causar el número de correos no leídos en la bandeja de entrada, la productividad y la eficiencia del día prácticamente se detiene.
Aquello que en las redes sociales puede ser positivo (tener muchas notificaciones), en el correo electrónico no necesariamente es positivo.
Respuesta oportuna casi obligatoria
En las empresas, se espera que los correos electrónicos sean respondidos casi que inmediatamente.
Esta cultura organizacional crea presión y estrés a los empleados que finalmente terminan esclavizándose al correo electrónico y no atienden a las otras necesidades que puede estar demandando su cargo.
Incluso, esta misma presión puede llevar a las personas a trabajar extensivamente fuera de los horarios habituales de trabajo, causando desgaste físico y emocional.
Riesgo de virus, malware, ransomware o ciberataques
Los correos electrónicos siguen siendo el medio preferido por hackers y ciber delincuentes para atacar a las empresas.
Actualmente, los virus no se presentan como adjuntos en el correo electrónico, es raro que un archivo adjunto contenga malware.
Los usuarios de correo electrónico actúan de forma desprevenida, y usualmente confían ciegamente en los contenidos que reciben a través de este medio.
Las estrategias de los ciberdelincuentes han cambiado, ahora atacan el miedo y la ansiedad de las personas con correos que suplantan servicios reales de correo electrónico, bancos, entidades gubernamentales, etc, y que buscan desesperadamente hacerse con las credenciales de seguridad de esas cuentas o una estafa económica.
Aunque en este caso el correo electrónico en si no es el problema, si es el canal, y eso es, claramente, una desventaja.
Uso excesivo de la copia de carbón o CC
Has escuchado la frase: esta reunión pudo ser un email. Puede tener su lado negativo.
En las organizaciones, algunos usuarios de correo electrónico suelen convertirse en extra comunicadores. Quieren hacer participen en cualquier conversación todos los compañeros, jefes, clientes o proveedores posibles. Exageran en el uso del CC (copia de carbón).
El querer copiar a todo el mundo sobre cada pequeña acción sobrecarga de correo a todos en la organización.
Fugas de información, privacidad y confidencialidad
A través de correo electrónico la información puede fluir incluso a personas, organizaciones o espacios donde no deseamos que llegue.
Sustentar la seguridad de la información en la confianza que se tiene en las personas es una mala práctica, pero sobre todo una mala decisión.
Una persona mal intencionada al interior de una organización puede filtrar información relevante o confidencial a terceros indeterminados o que pueden ser peligrosos para la continuidad del negocio.
En resumen, aunque el correo electrónico es una herramienta valiosa, es importante gestionarlo adecuadamente para evitar sus desventajas en el entorno empresarial.
Pero, no todo tiene por qué ser negativo.
En nuestro siguiente artículo te mostraremos estrategias que puedes aplicar para reducir el impacto de estas desventajas y para que tu empresa trabaje con calidad a través de correo electrónico.
